IT gap analysis – ITIL كلمة السر في

إذا كنت تقوم بدور يتعلق بإدارة خدمات تكنولوجيا المعلومات أو إدارة المشاريع في مؤسستك، فإن خطوة تحليل الفجوة في مجال تكنولوجيا المعلومات IT Gap Analysis من اهم الخطوات التي يجب ان تعرفها فهي أداة بسيطة ستساعدك على تحديد الفجوة بين “وضعك الحالي” و “المكان الذي تريد أن تكون فيه مستقبلا”. هذه التقنية لا تحلل فقط الفجوة بين المرحلة الحالية والمستقبلية، ولكن أيضا تساعدك في تحديد الخطوات و المهام المطلوبه بدقة التي يجب ان تنفذها من أجل الوصول إلى الهدف المطلوب.
على سبيل المثال: تخيل أنك قد عينت حديثا كمدير فريق يتلقى المكالمات للرد على استفسارات العملاء. حيث ان الشركة قررت اعادة هيكلة هذا القسم نتيجة لان انطباعات العملاء لم تكن مرضيه في الشهور الماضية.. و بالتالي تم اختيارك لتحقيق هدف رئيسي و هو تحسين أداء الفريق مع الوضع في الاعتبار انه بالفعل لديك بعض الخطط و الافكار للتطويرو لكنك بحاجة لتحديد ايهم خطة سوف تكون الاصلح و المناسبه لعلاج المشكلة الحالية و لذلك فأنت تحتاج إلى فهم العملية بشكل جيد لتحديد اسباب المشكلة الحالية و فهم الوضع الحالي بالضبط وما ينبغي أن تكون علية النتائج في الوضع المستقبلي و هنا يأتي دور اداة تحليل الفجوة و التي سوف تحدد بالظبط مسببات الازمة الحالية في النظام و التي تعيق المؤسسة من تحقيق النتائج المرجوة استنادا إلى هذا التحليل.
اسئلة يجب الاجابة عليها قبل بدء تنفيذ تحليل الفجوة
يعد ال ITIL”Information Technology Infrastructure Library”، افضل اطار لممارسة و ادارة خدمات تقنية المعلومات بشكل فعال و تعد اداة تحليل الفجوة من اهم خطوات هذا الاطار و لكن قبل إجراء تحليل للفجوات، يلزم الاجابة على بعض الأسئلة الأساسية:
هل تبحثون في السوق بشكل فعال يتم استخدام التقنيات و التكنولوجيا المناسبة لتلبية مطالب العملاء في السوق؟
هل يتفاعل فريقك بما فيه الكفاية مع المستخدمين النهائيين لفهم توقعاتهم و احتياجاتهم؟
هل تقضي وقتا كافيا مع المديرين و افراد فريقك في التواصل المباشر مع المستخدمين النهائيين؟
يجب ان تكون الاجابة ب “نعم” لجميع الأسئلة المذكورة أعلاه لنجاح عملية تحليل الفجوة.

كيف تنفذ Gap Analysis

الخطوة الأولى في تحليل الفجوة هي تحديد الأهداف بحيث تعرف أين تريد أن تكون بالظبط خلال فترة زمنيه محددة.
فيما يتعلق بكل من الأهداف التي وضعتها، وتحليل الوضع الحالي يجب ان تبدء بالاجابة على هذه الأسئلة الرئيسية التالية:
أ) مع من سوف تحتاج إلى التواصل مع من أجل فهم صحيح لطبيعة الوضع الحالي؟
ب) هل المعلومات التي تحتاجها موجودة فقط في ذاكرة الناس أم أنها موثقة كتابيا ؟
ج) ما هي أفضل طريقة للوصول إلى المعلومات التي تحتاج إليها؟ هل عن طريق اجراء محادثات مع أولئك الذين لديهم تفاصيل و معلومات حول هذا الموضوع؟ ام هل تريد مراجعة المستندات الموثقة؟ ام اللجوء لإجراء ورش العمل؟
بمجرد أن يكون لديك إجابة على هذه الأسئلة، ابدء بتحليل الوضع الحالي الخاص بك في سياق هذه الأسئلة و من خلال تحديدك لاهدافك التي تريد تحقيقها “اين تريد ان تكون”، يمكنك تحديد الإجراءات الرئيسية التي يجب تنفيذها باستخدام مبادئ إدارة إيتيل ITIL.
على سبيل المثال، الهدف الذي تم تعيينه في مؤسستك هو زيادة عدد المستخدمين النهائيين لمنتج تقدمة خاص بتكنولوجيا المعلومات. حالياهناك حوالي20 الف من المستخدمين و الهدف المطلوب هو الوصولبعدد المستخدمين الى 50 الف.

يجب أن تكون خطواتك كالتالي , حيث تبدء بتشكيل فريق عمل يبدء بالتفاعل مع المستخدمين النهائيين مباشرة وفهم توقعاتهم من المنتج ثم توثيق المعلومات ومراجعتها بشكل مناسب من أجل تحديد مبادئ إستراتيجية إيتيل ITIL التي سيتم تنفيذها ضمن العمليات الخاصة بك ثم قم بتوثيق ردود الافعال و تحديد عدد المستخدمين النهائيين الذين يبدون الاراء سواء الإيجابية اوالسلبية وتلك التي تتوقع مميزات اخرى غير موجودة في المنتج الحالي ثم استخدم أفضل الاستراتيجية المناسبة لتحقيق النتائج المرجوة.

مما يسبق يتضح اهمية تعلم كيفية تنفيذ تحليل الفجوه من خلال مبادئ ITIL في ادارات تكنولوجيا المعلومات حيث تصبح اي مؤسسة لديها صورة واضحة من حيث كم من الجهد والوقت والمال والموارد البشرية المطلوبة لتحديد الفجوة لحل المشكلات الحالية فيها و التحول من الحالة الراهنة إلى الحالة المستقبلية التي تريد ان تكون عليها المؤسسة.

Leave a Reply

how can we help you?

Contact us to submit a business inquiry online.

Upcoming Courses

Looking for a First-Class Business Plan Consultant?