إدارة الأزمات و الحفاظ على تماسك الفريق هي كابوس لأي مدير مشروع.. فكيف تواجة هذا الكابوس؟

ادارة اي مشروع بما يتخللة من مراحل صعود و هبوط و مشاكل و عقبات متعددة تتطلب حلها وهو ما قد يترتب عليه تماسك فريقك و مساعدتهم على ادارة الازمة بشكل جيد او قد يؤدي الى انهيار الفريق بالكامل لذلك لابد ان تمتلك كمدير مشروعات تكتيكات عديدة لحل و ادارة الازمات و هنا في هذة المقالة سوف نتحدث عن بعض هذة التكنيكات المستخدمة في ادارة و مواجهة المشكلات سواء في اي مشروع.

في البداية يجب عليك الا تغفل اول خطوة هامة يجب ان تقوم بها فور حدوث المشكلة وهي ان تطلب على الفور اجتماع فوري مع المتضررين من هذة المشكلة – والذي يكون عادة صاحب او اصحاب المشروع- يعقبه اجتماع مع اعضاء فريقك لتشعرهم بحجم المشكلة ولا تترك فرصة لاي فرد منهم بالتكاسل او عدم ادراك حجم المشكلة بالاضافة الى مساهمتك بهذة الخطوة  بعدم تضييع وقت كبير ينتظر فيه جميع الافراد ان يقوم شخص اخر بعقد هذا الاجتماع للاعتراف بالمشكلة و مواجهتها وهو الوقت الذي تتفاقم فيه المشكلة اكثر و اكثر يصعب معها الحل دون جود خسائر لانه عادة المشاكل تصبح اكثر خطورة و تعقيدا مع مرور الوقت, و بتلك الخطوة تكون قد ساهمت كمدير للمشروع في انقاذ احتمالات النجاح المتوقعه للمشروع.

 

كيفية ادارة و مواجهة الازمة بالاجتماعات؟

اهم قاعدة في ادارة الاجتماع بالشكل الصحيح لاستخدامة كاسلوب ناجح في ادارة الازمة هي الا يستخدم الاجتماع لتبادل الاتهامات بين افراد الفريق بل هي اداة لتحديد المشاكل التي تهدد المشروع حتى تستطيع مواجهتها بشكل صحيح, وينبغي الا يعقد الاجتماع الا اذا كان ذلك ضروريا, وله غرض واضح, و يحضرة الاطراف ذات الصلة و يكون كل الحاضرين لديهم ادوار حقيقية في موضوع الاجتماع لانه اذا كان موضوع الاجتماع يختص بمهام او مشكلة تقع مسؤوليتها و قرارتها على شخص واحد فقط وليس كل افراد الاجتماع فهذا يعد مضيعة للوقت الا اذا كان قرار هذا الشخص المسؤول سوف يؤثر على مصير باقي افراد الاجتماع ففي هذة الحالة يعد عقد الاجتماع اختيار فعال و موفق.

وينبغي أن يكون الاجتماع نفسه موثقا جيدا وأن يتركز حول هدفه المعلن. وينبغي تشجيع أعضاء الفريق على تبادل الأفكار من أجل إيجاد حلول، وكذلك لتقييم نتائج الاجتماع وفعاليته.

وبمجرد انتهاء الاجتماع، ينبغي إنشاء وثيقة موجزة توثق المسائل التي نوقشت والقرارات التي اتخذت. كما يجب أن تسجل المسؤوليات المسندة وتقدير التاريخ المتوقع لانجاز الهدف الذي تم تحديدة او لتنفيذ القرارات التي تم اتخاذها وأي إجراءات متابعة تعتبر ضرورية.

 

الان.. تقنيات حل المشكلة:

الآن بعد أن تعرفت على كيفية استدعاء وإجراء اجتماع حل المشكلة، دعونا نذهب لبعض التقنيات الهامة المستخدمة في عملية حل المشكلة.

 

  1. 1. العصف الذهني

    : من خلال تشجيع التعبير المفتوح عن جميع افكار، و وجهات نظر جميع المشاركين في حل المشكلة والتي يمكن أن تسهم في تحديد الخيارات الممكنة لحل المشكلة ومن ثم اختيار أفضل حل من تلك الاحتمالات.

 

  1. الصبر

    : عادة ما يبدء الاجتماع باندفاع كل فرد من افراد الاجتماع المتعصب لرأيه، وهو ما يؤدي في كثير من الأحيان  لمناقشة القشور وعدم الوصول للاسباب العميقة لهذة المشكلة وبالتالي يتم تجاهل القرار الصحيح. وهنا يأتي دور مدير المشروع في ادارة هذا الاجتماع بموضوعية و تقليل الاندفاعات و الاستماع لكافة وجهات النظر باستفاضة و التمتع بالصبر التام لاحتواء كافة الاراء حتى يتم تناول الامر من كافة جوانبة و عدم الاندفاع وراء سخونة و حدة المناقشات و تعصب كل فرد لراية، والتالي  تساعد على تجنب أي أخطاء يمكن أن تجعل المشكلة أسوأ أو تؤدي الى وضع الأساس لقضايا إضافية قد تنشأ.

 

3– تكتيك ابوللو لتحليل جذور الاسباب:

وتسعى هذه التقنية إلى الاعتراف بأن معظم النتائج لها أسباب جذرية متعددة في جذورها، وتسعى إلى فهرسة الظروف والإجراءات التي يمكن أن تسهم في مشكلة معينة حتى تستطيع الوصول للاسباب الحقيقية للنتيجة السلبية التي ادت لهذة المشكلة.

 

  1. 4. تحليل باريتو“Pareto Analysis”.

  2. القاعدة العامة تقول أن 80٪ من النتائج يتم الحصول عليها من خلال 20٪ من العمل و ما قد لا تعرفة انها يمكن ان تنطبق أيضا على المشاكل. وبعبارة أخرى، يتم توليد 80٪ من المشاكل بنسبة 20٪ فقط من الأسباب الجذرية. سميت هذه القاعدة نسبة للايطالي فيلفريدو باريتو الذي لاحظ توزيع مماثل للدخل في بلده. فقام برسم جدول يحتوى على معدل تكرار كل سبب معروف  لهذة الظاهرة على الرسم البياني الشريطي مع خط يمثل المجموع التراكمي الى ان ساعده ذلك على رصد الاسباب الحقيقية لهذة الظاهرة فهذا التحليل هو طريقة عملية لمعالجة أهم الأسباب التي تحدث في البداية عند التعامل مع المشاكل.
  3. تحليل الكلمة”Word Analysis”. بالتركيز على المسائل الأساسية؛ من، ماذا، أين، لماذا، متى، وكيف. حيث يمكن لأعضاء الفريق جمع الحقائق الأساسية حول المشكلة دون التعامل مع التفاصيل المحيرة.

 

من خلال تطبيق هذه التقنيات في حل المشاكل البسيطة، يمكن لأعضاء الفريق التعرف بسرعة على المشاكل والتعاون في حلها. و يجب ان تعلم ان دراسة هذه  التقنيات وغيرها من تكنيكات حل المشاكل , سوف تساعدك ان تكون أكثر فعالية في العمل وفي الحياة.

Leave a Reply

how can we help you?

Contact us to submit a business inquiry online.

Upcoming Courses